De l'importance de la déclaration à la CNIL en cas d'évaluation en ligne des formations

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Dossiers-du-personnelNos clients nous interpellent régulièrement au sujet des démarches à entreprendre lors du passage à l’évaluation en ligne des formations (donc la dématérialisation des questionnaires d’évaluation). En dehors des aspects organisationnels liés à l’accompagnement de ce changement (comme le fait de prévoir une communication spécifique afin d’informer l’ensemble des acteurs de la démarche), nous leur conseillons systématiquement de déclarer leur fichier à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

En effet, le fait d’évaluer l’efficacité de ses formations génère un ensemble de données qui sont stockées dans la solution Formaeva et dont certaines sont des données à caractère personnel (DCP).

Sur ce point, deux éléments majeurs méritent d’être soulignés :

  • En tant que responsable de la création et de la gestion de ce fichier (ex : mises à jour), la solution Formaeva n’étant ici “que” l’outil permettant le stockage et l’exploitation des données, la CNIL stipule que c’est au client de réaliser cette déclaration. Bien entendu, l’équipe Formaeva est présente pour accompagner ses clients dans cette démarche et pour en informer le personnel. De plus, dans les plus grandes organisations, il existe généralement un correspondant informatique et libertés (CIL) en interne qui peut donc être directement sollicité.

  • Passer outre cette obligation risque de vous exposer à des sanctions, notamment si vous procédez à des tests de positionnement ou à des évaluations des acquis de la formation (niveau 2 du modèle de Kirkpatrick). Sur ce point, je vous suggère vivement de lire l’article publié sur le site e-Learning-letter.com et intitulé “E-learning et données à caractère personnel…“. L’auteur y recense les DCP que sont susceptibles de collecter les learning management systems (LMS) ainsi que les systèmes d’évaluation des formations, comme Formaeva.

Sachant qu’il est toujours préférable de prévenir que de guérir, je vous conseille vivement de prendre le temps de “mettre les choses au carré” afin de respecter cette obligation. Vous éviterez ainsi que votre projet de mise en oeuvre d’un nouveau système d’évaluation des formations ne soit pénalisé.

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